Emploi à distance Comptable / Assistant(e) administratif(ve)

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La société est en pleine croissance et a besoin d’un comptable / assistant de bureau à distance pour effectuer et gérer les opérations de bureau, y compris l’administration, les comptes clients, les comptes fournisseurs, le calcul des coûts, les déclarations de salaires certifiées, la facturation progressive de l’AIA, l’organisation des documents, et aider à gérer les ventes, le calendrier, les transactions, les dossiers, les e-mails et les différents services.

Klēn Space est une entreprise de nettoyage ayant des clients gouvernementaux et commerciaux le long de la côte est. Cela nécessite un respect strict de diverses politiques de facturation et de facturation pour chaque projet. Bien que nous travaillions avec le gouvernement et employions des travailleurs sur le terrain, nous sommes fiers d’être une entreprise innovante et férue de technologie.

Vous devez être en mesure de travailler sur le fuseau horaire de l’Est (New York) et idéalement 20-25 heures par semaine grâce à un logiciel de suivi du temps (bien que, pour le bon candidat, nous envisagerions un poste à temps partiel). Le poste est à pourvoir immédiatement.

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Fonctions et responsabilités principales :

La gestion générale du bureau et de la facturation implique les tâches suivantes :

  • Vérifier l’exactitude des données de facturation et corriger les erreurs éventuelles.
  • Créer des relevés détaillés, des factures et d’autres documents de facturation nécessaires, qui peuvent nécessiter le calcul des conditions de crédit, des frais d’expédition, des remises et des coûts des marchandises.
  • Enregistre les montants dus pour les articles achetés ou les services rendus.
  • Effectuer des travaux de comptabilité générale sur la base de l’établissement du coût de revient, ce qui peut inclure la saisie de données et la tenue de registres, de factures et de pièces justificatives des montants dus pour les articles achetés ou les services rendus.
  • Crée des pièces justificatives pour les documents de facturation pour chaque type de projet, qu’il s’agisse de demandes de paiement G7202, de rapports de paie certifiés ou de facturation horaire.
  • Contacter les clients et les sous-traitants pour obtenir, vérifier et mettre à jour les informations relatives aux comptes, si nécessaire.
  • Mise en place et administration des contrats/projets/vendeurs, ce qui inclut les W-9 et les COI.
  • Mettre en évidence toute divergence entre les journaux et les comptes de facturation.
  • Initier et établir de nouvelles procédures pour les tâches d’administration et de facturation des bureaux à distance.
  • Assurer la conformité et les renouvellements des assurances et des entreprises
  • Gestion des courriels, des documents et des horaires
  • Effectuer d’autres tâches connexes, selon les besoins.

Les comptes créditeurs consistent à gérer les factures sortantes au nom de l’entreprise. Ces factures peuvent inclure les paiements de services publics, les factures d’inventaire, les comptes de dépenses et les remboursements des employés, ce qui implique les tâches suivantes :

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  • Mise à jour et maintien des registres des dépenses.
  • Vérifier l’exactitude des factures avant d’envoyer les paiements
  • Répondre aux factures des fournisseurs
  • s’assurer que tous les paiements sont effectués conformément à la politique de l’entreprise
  • S’assurer que tous les paiements sont envoyés à temps
  • Résoudre les écarts de paiement et les litiges au nom de l’entreprise
  • Remplir la feuille de paie hebdomadaire certifiée de chaque employé pour chaque projet, en indiquant les heures et la rémunération pour la semaine en question, et inclure les preuves des talons de paie.
  • Soumettez ces feuilles de paie certifiées au gouvernement sur une base mensuelle sous la forme d’un seul PDF avec une page de couverture et une facture.


La comptabilité débitrice consiste à gérer les paiements entrants au nom de l’entreprise, ce qui implique les tâches suivantes :

  • Préparer et envoyer par courriel les factures aux clients, avec les documents justificatifs, qui comprennent parfois des rapports de paie certifiés.
  • Enregistrer les paiements sur les comptes des clients
  • organiser et classer les reçus de dépôt au fur et à mesure du paiement des factures
  • préparer des rapports sur les comptes en souffrance et les profils de paiement des clients
  • Rapprocher les encaissements et les dépôts
  • Analyser les dossiers financiers pour en vérifier l’exactitude

Compétences et connaissances requises :

  • Bonne compréhension des procédures administratives et de bureau.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale.
  • Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps.
  • Excellent souci du détail.
  • Capacité à faire des rapports de paie certifiés.
  • Proactivité et habileté à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office ou d’un logiciel similaire.
  • Maîtrise de la documentation AIA et du calcul des coûts des travaux.

Éducation et expérience :

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis.
  • Un diplôme d’associé ou une formation dans une école professionnelle est préférable en comptabilité, en finances ou en comptabilité de la paie.

Exigences matérielles :

Longues périodes assises à un bureau et travaillant sur un ordinateur.

Langue :

Anglais (requis)

Contrat de travail :

  • Le salaire est négociable en fonction de l’expérience et des certifications (par exemple, 28 $ – 36 $/h).
  • PTO
  • À distance
  • 20-25 heures par semaine (sauf si un arrangement à temps partiel a été conclu)
  • Embauche immédiate

Pour postuler, visitez ce lien : https://klenspace.rippling-ats.com/job/406900/bookkeeper-office-assistant?s=in

Emploi à distance Comptable / Assistant(e) administratif(ve)

La société est en pleine croissance et a besoin d’un comptable / assistant de bureau à distance pour effectuer et gérer les opérations de bureau, y compris l’administration, les comptes clients, les comptes fournisseurs, le calcul des coûts, les déclarations de salaires certifiées, la facturation progressive de l’AIA, l’organisation des documents, et aider à gérer les ventes, le calendrier, les transactions, les dossiers, les e-mails et les différents services.

Salaire: 36

Devise du salaire: USD

Paie: HOUR

Date de publication: 2022-04-08

Type d’emploi : PART_TIME

Organisme employeur: klen space

URL de l’organisation: https://klenspace.rippling-ats.com/

Logo de l’entreprise: https://d161ew7sqkx7j0.cloudfront.net/public/images/logos/27066_7253_klenspace+med.jpg

Type d’emploi: TELECOMMUTE

Emplacement: PostalAddress

Études nécessaires:

  • High School

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